Documentation Générale
Documentation Générale
Démarrage rapide
Installer l'application
- Utilisateur filiale (bureau) : accès immédiat depuis un ordinateur connecté à Internet
- Utilisateurs terrain (inspecteurs) : installation de l’application sur la tablette indispensable.
La tablette doit être impérativement connectée à un réseau wifi pour réaliser l’installation complète.
1.
Depuis la tablette, télécharger l’application “SafeToLoad” sur Google play (tablette Androïd) ou Apple store (tablette Ipad).
2.
Lancez l’application et modifiez le paramétrage en cliquant sur l’icône Indiquez les paramètres suivants :
- serveur : inspect.totalenergies.com
- port : 443
- cochez « Connexion sécurisée »
3.
Saisissez votre identifiant, votre mot de passe et cliquez sur « connexion ». Toutes les données (véhicules, transporteurs…) de la filiale vont être synchronisées .
Ne pas interrompre cette étape, elle prend plusieurs minutes la première fois.
L'application SafeToLoad
A. Écran d’accueil
L’écran d’accueil est composé de la barre des tâches et de la liste des contrôles
en cours.
Créer un nouveau contrôle
Liste des contrôles en cours (= contrôles non synchronisés)
Gestion documentaire : aides en ligne, guide rapide et documents mis à disposition par la filiale
Paramètres de l’application
Synchronisation de la tablette avec le serveur
Éteindre l’application
ou revenir à l’écran d’identification
B. Formulaire de contrôle
1. Pages
Sur la liste des contrôles en cours, cliquez sur le bouton « + » pour créer un nouveau contrôle.
La liste des pages du formulaire se situe à gauche de l’écran.
Complétez chaque page du formulaire de contrôle, vous pouvez revenir sur la ou les champs / questions que vous voulez en cliquant sur la page souhaitée.
2. Alertes
Les champs non remplis sont indiqués dans les alertes, vous pouvez y accéder en cliquant sur :
ou
Les champs obligatoires sont indiqués en rouge et les champs non bloquants en orange.
Si une des règles n’est pas respectée, le contrôle ne peut pas être validé par l’inspecteur et les alertes lui permettent d’aller directement sur les champs manquants.
3. Points de contrôle
Une fois tous les champs précédents remplis, vous pouvez passer à la page suivante : les points de contrôle. Il y a plusieurs points de contrôle à compléter en fonction du type de véhicule.
Tous les points de contrôle doivent être renseignés pour pouvoir valider le formulaire.
permet d’écrire un commentaire pour expliquer le défaut constaté.
ouvre le document d’aide qui précise ce qui doit être vérifié.
4. Photos
Cliquez sur l’icône « photo » pour ajouter une photo à un point de contrôle.
Appareil photo
Galerie
GED
Dessiner / annoter une photo
5. Conclusion
Après avoir complété tous les points de contrôles, vous pouvez accéder à la page
conclusion.
Statut du véhicule
Le statut est défini automatiquement en fonction du résultat de chaque point et du paramétrage « bloquant/non bloquant » des points de contrôle :
- Accepté = 100% des points conformes,
- Accepté temporairement = 1 ou plusieurs points « non bloquant » non conformes,
- Refusé = 1 ou plusieurs points « bloquant » non conformes.
Vous pouvez ajouter un commentaire final à l’inspection.
6. Signature
L’inspecteur doit signer afin de finaliser le contrôle.
Valider un SafeToLoad
Enregistrement
Le contrôle doit être enregistré avant d’être envoyé si l’inspecteur souhaite ajouter des commentaires. Il suffit de cliquer de l’icône valider en haut à droite.
Le contrôle est toujours présent dans les tâches en cours de l’inspecteur.
Validation
Le contrôle est directement validé en cliquant sur le nuage et en sélectionnant la ligne « Envoyer le contrôle ».
- Le contrôle apparaît encore dans les tâches de l’inspecteur. Il disparaîtra une fois la synchronisation réalisée.
- Le contrôle peut-être annuler en sélectionnant la ligne « Annuler ».
Synchroniser un rapport
Lorsque vous avez du réseau, vous pouvez synchroniser les rapports en cliquant sur l’icône :
Le contrôle est sauvegardé sur le serveur et déclenche l’attribution d’un numéro de STL.
Vous pouvez accéder aux aides et aux documents fournis par la filiale sur la GED
Après la validation de votre rapport, un rapport PDF est généré et archivé. Il est ensuite transmit au transportant et/ou à la filiale si option. Les rapports PDF sont stockés par année et par mois.
Suivre les résultats
Archivage
La gestion électronique des documents (GED) regroupe :
- tous les rapports PDF issus des safe to load réalisés,
- tous les fichiers d’aide en ligne qui sont disponibles sur la tablette.
Connexion : https://docs-inspect.totalenergies.com/
Le reporting
Le reporting est généré automatiquement à partir des safe to load réalisés. Les
requêtes permettent d’obtenir une synthèse des résultats (taux de rejet, nbre de
contrôles…) et les anomalies récurrentes.
Connexion : https://bi.arioflow.io/
La base de données
La base de données permet de gérer les informations sur les véhicules, transporteurs,
conducteurs, inspecteurs, dépôts ainsi que la gestion des questions. La filiale a la
possibilité de :
- ajouter des points de contrôle (questions),
- traduire les questions dans la langue du pays,
- enregistrer une dérogation pour passer un point bloquant en non-bloquant,
- modifier les fichiers d’aide en ligne avec des photos illustrant le parc de camion
de la filiale.
Connexion : https://inspect.totalenergies.com/portal/